Elke order zorgde voor werk in vier systemen
Een order liep door het CRM, de boekhouding, de verzendsoftware en een centrale spreadsheet. Er waren al koppelingen, maar het team moest veel controleren en aanvullen. Een factuur verwerken kostte volgens het team twee tot vier minuten: wachten op de bestaande bot, het scherm verversen en controleren of het juiste e-mailadres en de betaalbijlage waren toegevoegd. Een verzendlabel samenstellen kostte ongeveer vijf minuten, bij grotere orders soms langer.
Voor inkooporders werden dezelfde gegevens opnieuw ingevoerd in QuickBooks en de mastertracker. Daarnaast controleerde het team dagelijks welke zendingen nog niet waren vertrokken en mailde het leveranciers voor een update. Dat werk stapelde zich op zodra er meer orders binnenkwamen. Snelheid was bovendien belangrijk: vlak voor de verzenddeadline kon een paar minuten verschil bepalen of een bestelling nog dezelfde dag meeging.
Eén intelligentielaag tussen verkoop, administratie en verzending
Pretrain bracht samen met de directie, operations en finance de volledige orderstroom in kaart. Vervolgens verbonden we de bestaande systemen. Facturen worden vanuit de ordergegevens aangemaakt, inkooporders worden per leverancier voorbereid en verzendgegevens komen klaar te staan in de verzendsoftware. Trackingstatussen worden automatisch gecontroleerd, zodat het team niet elk pakket afzonderlijk hoeft na te lopen.
We voerden de automatisering stap voor stap in, per verkooppijplijn. Controles bewaken onder meer de klantgegevens, producten en bedragen. Bij ontbrekende of afwijkende gegevens stopt het proces voor beoordeling. Facturen versturen, voorraadbeslissingen nemen en verzendlabels kopen blijven bij een mens. Zo verdwijnt het herhaalwerk, zonder dat het team de zeggenschap verliest.
Wat het opleverde
- Circa 1,5 FTE aan administratief werk teruggewonnen, indicatief circa $80.000 tot $120.000 per jaar. Het team zei zelf dat ze deze ruimte gebruiken om te groeien zonder extra mensen aan te nemen.
- Bestellingen in seconden verwerkt in plaats van soms uren, als medewerkers even niet beschikbaar waren.
- Minder fouten en minder dat tussen wal en schip valt. Gegevens worden niet meer overgetypt, partial orders worden herkend en niets glipt er stilletjes doorheen: bij ontbrekende of afwijkende gegevens stopt het proces voor beoordeling in plaats van door te lopen.
- Inkooporders binnen 5 minuten voorbereid en gecontroleerd op beschikbare voorraad. Dat vermindert dubbel invoerwerk en helpt onnodige bestellingen te voorkomen, wat geld bespaart.
- Meer orders dezelfde dag nog verzonden.
Dit is geweldig. Het bespaart ons veel tijd, en dat is fijn.Bucanna Labs (vertaald uit het Engels)
